Подписание товарных накладных (УПД)

Добрый день! Компания занимается строительно-монтажными работами. Закупаем различный материал у разных поставщиков. Компания получила запрос на проверку документов (договора, накладные с контрагентами и с поставщиками) за последние 5 лет. Вопрос:
1. собрали накладные, но на многих нет подписи с нашей стороны. Кто должен их сейчас подписать ген. директор или тот кто получал товар. Ведь уже прошло 5 лет и никто не знает кто на тот момент получал и подписывал накладную.
2. Запрос может так же получить и поставщик. На его накладной с нашей стороны будет стоять подпись прораба, а на нашей будет подпись ген. директора. Считается ли это нарушением?